Για να διοργανωθεί νόμιμα και με ασφάλεια μια υπαίθρια εκδήλωση σε δημόσιο χώρο, απαιτούνται:
- άδεια παραχώρησης κοινόχρηστου χώρου από τον δήμο
- τεχνικές μελέτες για την κατασκευή σκηνής
- πιστοποιημένη ηλεκτρολογική εγκατάσταση
- σχέδιο πυροπροστασίας
- ιατρική κάλυψη
- τήρηση υγειονομικών προδιαγραφών για παροχή τροφίμων και ποτών
- διαχείριση αποβλήτων
Κάθε ένα από τα ζητούμενα προσδιορίζεται από συγκεκριμένο νομικό πλαίσιο.
Υπαίθρια εκδήλωση σε πλατεία, πάρκο ή παραλία; Η ιδέα ακούγεται απλή. Στην πράξη, πίσω από κάθε επιτυχημένη εκδήλωση υπάρχουν δεκάδες ενέργειες που δεν φαίνονται και που αν παραβλεφθούν μπορούν να την ακυρώσουν μέσα σε λίγα λεπτά.
Αυτός ο οδηγός καταγράφει τι σημαίνει στην πράξη μια σωστά οργανωμένη υπαίθρια εκδήλωση από την πρώτη αίτηση στον δήμο μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια ασφαλείας.
Τι άδειες χρειάζονται για υπαίθρια εκδήλωση σε δημόσιο χώρο;
Για υπαίθρια εκδήλωση σε δημόσιο χώρο απαιτούνται τρεις βασικές άδειες:
- άδεια παραχώρησης κοινόχρηστου χώρου από τον δήμο
- άδεια εγκατάστασης και λειτουργίας για ψυχαγωγικές δραστηριότητες
- άδεια δημόσιας εκτέλεσης μουσικής, εφόσον η εκδήλωση περιλαμβάνει μουσικό πρόγραμμα
Πολύ συχνά, υποτιμάται ο χρόνος που απαιτεί η αδειοδότηση.
Η άδεια παραχώρησης κοινόχρηστου χώρου εκδίδεται από τον οικείο δήμο και η αίτηση πρέπει να κατατίθεται τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την εκδήλωση με τοπογραφικό διάγραμμα που αποτυπώνει τη θέση της σκηνής, των ηχητικών συστημάτων και των σημείων εξυπηρέτησης κοινού. Ο δήμος έχει κάθε δικαίωμα να απορρίψει ή να ανακαλέσει άδεια αν ο φάκελος είναι ελλιπής
Για καλλιτεχνικές και μουσικές εκδηλώσεις απαιτείται επιπλέον αυτοτελής άδεια εγκατάστασης και λειτουργίας, που εκδίδεται επίσης από τον δήμο. Εκδηλώσεις έως 60 ημερών σε παραχωρημένο δημόσιο χώρο εντάσσονται σε ειδική εξαίρεση που απλοποιεί τη διαδικασία αλλά δεν την καταργεί.
Και κάτι που ξεχνιέται συχνά! Αν η εκδήλωση έχει μουσική, χρειάζεται ξεχωριστή άδεια δημόσιας εκτέλεσης από τους αρμόδιους οργανισμούς διαχείρισης πνευματικών δικαιωμάτων. Χωρίς αυτήν η εκδήλωση μπορεί να σταματήσει επί τόπου και όχι με πρόστιμο, αλλά με άμεση διακοπή.
Ποιες τεχνικές προδιαγραφές ισχύουν για την κατασκευή σκηνής;
Κάθε προσωρινή κατασκευή σκηνής ή εξέδρας απαιτεί μελέτη στατικής επάρκειας από αδειούχο πολιτικό μηχανικό, πιστοποιημένη ηλεκτρολογική εγκατάσταση και συμμόρφωση με τις απαιτήσεις πυροπροστασίας.
Μια εξέδρα ή πόντιουμ δεν είναι απλώς ξύλο και σωληνώσεις. Είναι κατασκευή που φέρει βάρος, εκτίθεται στον άνεμο και χρησιμοποιείται από ανθρώπους. Γι’ αυτό απαιτεί μελέτη στατικής επάρκειας από αδειούχο πολιτικό μηχανικό, που τεκμηριώνει ότι η κατασκευή αντέχει τα αναμενόμενα φορτία, συμπεριλαμβανομένης της ανεμοπίεσης, όπως ορίζει ο Ευρωκώδικας 1 (EN 1991). Αυτό δεν είναι τυπική διαδικασία. Ένας αδύναμος κόμβος στη σκαλωσιά ή ένα φορτίο που δεν υπολογίστηκε σωστά είναι ακριβώς η αιτία των σοβαρότερων ατυχημάτων σε εκδηλώσεις.
Για την ηλεκτρολογική εγκατάσταση (γεννήτριες, καλωδιώσεις, πίνακες), ο νόμος απαιτεί αδειούχο ηλεκτρολόγο και συμμόρφωση με τα πρότυπα ΕΛΟΤ HD 384 / IEC 60364. Στην πράξη αυτό σημαίνει εγκατάσταση που δεν θα αστοχήσει στη βροχή ή υπό συνεχή φορτίο εξοπλισμού.
Η πυροπροστασία ρυθμίζεται από τον Κανονισμό Πυροπροστασίας Κτιρίων (Π.Δ. 41/2018) και ειδικά για υπαίθριους χώρους συνάθροισης κοινού από την Πυροσβεστική.
Τι μέτρα ασφαλείας απαιτούνται για τη διαχείριση κοινού;
Για υπαίθρια εκδήλωση με κοινό απαιτούνται, ασθενοφόρο με προσωπικό διασωστών, σχέδιο εκκένωσης με σήμανση εξόδων κινδύνου και κιγκλιδώματα διαχωρισμού σκηνής και θεατών.
Η παρουσία ασθενοφόρου με εξειδικευμένο προσωπικό καθ’ όλη τη διάρκεια δεν είναι πρόσθετη ασφάλεια αλλά υποχρέωση, όπως ορίζουν ο Ν. 1579/1985 και οι εγκύκλιοι του ΕΚΑΒ για μαζικές εκδηλώσεις. Το όχημα πρέπει να σταθμεύει σε σημείο με ελεύθερη και άμεση πρόσβαση προς τα έξω.
Το σχέδιο εκκένωσης με σαφή σήμανση εξόδων κινδύνου και ελεύθερους διαδρόμους, είναι απαίτηση του Γενικού Σχεδίου Πολιτικής Προστασίας «ΞΕΝΟΚΡΑΤΗΣ» (ΚΥΑ 1299/2003). Τα κιγκλιδώματα διαχωρισμού σκηνής-θεατών δεν είναι σκηνογραφία, είναι το πρακτικό μέτρο πρόληψης ατυχημάτων από συνωστισμό σε υπαίθριους χώρους.
Αυτά τα πρωτόκολλα δεν συμπληρώνονται σε ένα έντυπο και ξεχνιούνται. Είναι αυτά που σε κρίσιμες στιγμές κάνουν τη διαφορά ανάμεσα σε μια εκδήλωση που διαχειρίζεται το έκτακτο και σε μια που το αφήνει να την καταστρέψει.
Τι ισχύει για την παροχή φαγητού και ποτών;
Αν η εκδήλωση περιλαμβάνει παροχή φαγητού ή ποτών σε οποιαδήποτε μορφή, αυτό δεν καλύπτεται από την άδεια παραχώρησης του χώρου. Πρόκειται για αυτοτελή δραστηριότητα με δικές της νομικές απαιτήσεις.
Κάθε φορέας που παρασκευάζει ή διαθέτει τρόφιμα και ποτά σε υπαίθριο χώρο εκδήλωσης(καντίνα, πάγκος, σκηνή, τροχήλατο όχημα) εντάσσεται στην κατηγορία επιχειρήσεων παρασκευής και προσφοράς τροφίμων σε κινητούς ή προσωρινούς χώρους. Η λειτουργία αυτή απαιτεί γνωστοποίηση στον αρμόδιο δήμο ή περιφέρεια πριν από την έναρξη, ακόμα και αν πρόκειται για μία μόνο ημέρα.
Από υγειονομική άποψη, ο φορέας που διαθέτει τρόφιμα οφείλει να εφαρμόζει τις αρχές HACCP, προσαρμοσμένες στη φύση και στο μέγεθος της δραστηριότητας.
Στην πράξη αυτό σημαίνει τεκμηριωμένη τήρηση βασικών κανόνων:
- σωστή διαχείριση θερμοκρασιών για ευπαθή τρόφιμα
- καθαριότητα επιφανειών και εξοπλισμού
- ιχνηλασιμότητα προϊόντων
Αν η εκδήλωση συνεργάζεται με εξωτερικό πάροχο catering, η αρμοδιότητα δεν μεταφέρεται αυτόματα. Ο πάροχος πρέπει να λειτουργεί ήδη με τη δική του γνωστοποίηση ή άδεια, και ο διοργανωτής καλό είναι να το επιβεβαιώνει πριν από την εκδήλωση. Υγειονομικός έλεγχος επιτόπου μπορεί να ζητήσει αυτά τα έγγραφα από οποιονδήποτε χειρίζεται τρόφιμα στον χώρο.
Ποιες είναι οι υποχρεώσεις διαχείρισης αποβλήτων μετά την εκδήλωση;
Η αποκατάσταση του χώρου στην πρότερη κατάσταση είναι νομική υποχρέωση και όρος της άδειας παραχώρησης. Περιλαμβάνει χωριστή συλλογή αποβλήτων και πλήρη καθαρισμό αμέσως μετά την ολοκλήρωση της εκδήλωσης.
Ο χώρος παραχωρήθηκε, δεν ανήκει στον διοργανωτή. Ο Ν. 4819/2021 ορίζει τις απαιτήσεις διαχείρισης αποβλήτων, συμπεριλαμβανομένης της υποχρεωτικής χωριστής συλλογής. Στην πράξη αυτό σημαίνει αρκετούς κάδους για την αναμενόμενη προσέλευση, διαχωρισμένη ανακύκλωση σε ορατά σημεία και πλήρη καθαρισμό αμέσως μετά. Ένας σύλλογος που αφήνει πίσω του αναστατωμένο χώρο δυσχεραίνει ουσιαστικά κάθε επόμενη αίτησή του στον ίδιο δήμο.
Γιατί όλα αυτά δεν μπορούν να γίνουν «μόνοι σας»
Δεν είναι θέμα γνώσης, είναι θέμα παράλληλης διαχείρισης. Την ίδια ώρα που φροντίζεις το καλλιτεχνικό πρόγραμμα, συντονίζεις τεχνικούς, επικοινωνείς με τον δήμο και αντιμετωπίζεις τις αναπόφευκτες εκπλήξεις της ημέρας. Πρακτικά είναι πιο αποτελεσματικό κάποιος άλλος να κρατά όλες τις παραπάνω παραμέτρους της επιτυχίας ταυτόχρονα ανοιχτές.
Τα περισσότερα προβλήματα σε υπαίθριες εκδηλώσεις δεν προκύπτουν από κακή πρόθεση, προκύπτουν από το ότι κάτι κρίσιμο αντιμετωπίστηκε ως «λεπτομέρεια». Η σωστή παραγωγή εκδήλωσης είναι, πρώτα απ’ όλα, διαχείριση ρίσκου σε πραγματικό χρόνο.
Στην Haqãt Events Productions σχεδιάζουμε κάθε παραγωγή με πλήρη ανάληψη της τεχνικής και διοικητικής ευθύνης, από την αδειοδότηση μέχρι το κλείσιμο. Η δουλειά που δεν φαίνεται είναι αυτή που κρίνει την επιτυχία σε μια εκδήλωση!
Αν σχεδιάζετε υπαίθρια εκδήλωση και θέλετε να συζητήσουμε τι χρειάζεται συγκεκριμένα η δική σας περίπτωση, επικοινωνήστε μαζί μας!
Συχνές ερωτήσεις
Τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, στην πράξη όμως οι 45 με 60 ημέρες είναι πιο ρεαλιστικές, ώστε να υπάρχει χρόνος για τυχόν συμπληρώσεις του φακέλου.
Ναι. Ακόμα και μια μονοήμερη εκδήλωση σε δημόσιο κοινόχρηστο χώρο απαιτεί άδεια παραχώρησης. Η εξαίρεση για προσωρινές δραστηριότητες (Ν. 4442/2016) αφορά τον τύπο της άδειας, όχι την απαλλαγή από αυτήν.
Η αστική και ποινική ευθύνη βαρύνει τον διοργανωτή. Το εγκεκριμένο σχέδιο πυροπροστασίας, η ιατρική κάλυψη και το σχέδιο εκκένωσης είναι η πρωτογενής προστασία τόσο του κοινού όσο και του ίδιου του διοργανωτή.
Ναι. Κάθε προσωρινή κατασκευή που χρησιμοποιείται ως σκηνή ή εξέδρα απαιτεί βεβαίωση στατικής επάρκειας από αδειούχο πολιτικό μηχανικό, ανεξαρτήτως υλικού ή μεγέθους.
Η δημόσια εκτέλεση μουσικής — ακόμα και από playlist — απαιτεί άδεια από τους αρμόδιους οργανισμούς συλλογικής διαχείρισης. Η απουσία άδειας μπορεί να οδηγήσει σε άμεση διακοπή της εκδήλωσης.
*Το παρόν άρθρο έχει αποκλειστικά ενημερωτικό χαρακτήρα και οι υποχρεώσεις που περιγράφονται δεν είναι εξαντλητικές. Κάθε δήμος μπορεί να έχει πρόσθετες ή διαφορετικές απαιτήσεις, τοπικές κανονιστικές αποφάσεις και δικές του διαδικασίες. Για κάθε συγκεκριμένη εκδήλωση, συνιστάται η επικοινωνία με τον αρμόδιο δήμο.